Normas de adquisiciones y contrataciones

 

I.- NORMAS PARA LA ADQUISICIONES DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

1.- Solicitudes de bienes y servicios

Las necesidades que se presenten en el Banco en materia de adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios deberán ser solicitadas a las Unidades de Coordinación Presupuestaria que correspondan, dependiendo del bien o servicio requerido. En dicha solicitud, las unidades del Banco realizarán sus requerimientos enviando las especificaciones de los bienes o servicios, así como los antecedentes sobre sus disponibilidades presupuestarias para cubrir el gasto a efectuar.

La Unidad de Coordinación Presupuestaria evaluará dichos requerimientos, considerando las políticas establecidas en sus respectivas materias, verificará la disponibilidad presupuestaria informada por las unidades pertinentes y resolverá, según corresponda, atender el requerimiento de acuerdo a sus facultades o mediante una gestión de compra o de contratación de servicios que encargará al Departamento de Adquisiciones.

En la solicitud de bienes y servicios, además de especificar el bien o servicio requerido, las Unidades de Coordinación Presupuestaria deberán indicar, según corresponda, el plazo para contar con el requerimiento y la lista de proveedores sugerida para realizar las cotizaciones o invitaciones a presentar ofertas al Banco. Además, cuando la solicitud ha sido planteada con carácter urgente y/o con un método de abastecimiento de proveedor restringido o único, se deberá justificar indicando el riesgo en que se incurriría si realizaran el abastecimiento por la vía normal y/o en forma abierta.

El Departamento de Adquisiciones, dependiente de la Gerencia de Servicios Logísticos, será la única instancia facultada para realizar las gestiones de cotización, compra o contratación de servicios para las distintas unidades del Banco, con las siguientes excepciones: a) adquisiciones o contrataciones menores del Club de Campo y Balneario, b) materiales y útiles de oficina provistos por una empresa con la cual el Banco mantenga un convenio por el servicio de abastecimiento, c) adquisiciones de libros u otro material bibliográfico al exterior que sea adquirido mediante tarjeta de crédito corporativa, d) Contratación de suscripciones a diarios y revistas, las cuales podrán ser realizadas por el Departamento de Publicaciones, e) contrataciones de servicios específicos a personas naturales o jurídicas externas; como economistas, abogados y otros especialistas que tengan un conocimiento experto único y relevante para el Banco en su género, f) Inscripciones en seminarios o cursos de capacitación, que corresponden a un formato definido, que son impartidos por institutos, centros de capacitación o especialistas, y que tienen un valor definido y de conocimiento público. Estas inscripciones podrán ser realizadas directamente por la Gerencia de Recursos Humanos, g) Contrataciones de hoteles u otros recintos para eventos (seminarios, conferencias) que organiza el Banco, tanto en Santiago como en regiones, así como los servicios complementarios asociados a dichos eventos (restaurantes, servicios de transporte), los cuales podrán ser cotizados directamente por la Gerencia de Asuntos Institucionales, h) situaciones especiales que autorice la Gerencia General.

Las solicitudes de cotización a proveedores y prestadores de servicios deberán efectuarse por escrito, en forma simultánea a quienes se les requiera, describiendo adecuadamente el producto o servicio requerido de forma de asegurar cotizaciones formuladas sobre bases homogéneas, que permitan condiciones efectivamente comparables al realizar la selección.  Asimismo, se debe procurar la mayor simultaneidad posible en la recepción de las cotizaciones.

2.- Condiciones para la realización de compras y contratación de servicios

Para realizar una adquisición de bienes o contratación de servicios, deberá cumplir las siguientes condiciones:

a)        Requisitos mínimos de cotizaciones o licitación:

MONTO	FORMA DE COMPRA
Sobre 1.000 U.T.M.	licitación
Sobre 200 y hasta 1.000 U.T.M.	3 cotizaciones
Sobre 25 y hasta 200 U.T.M.	2 cotizaciones

 

Cuando los procesos de cotización sean superiores a U.T.M. 500, la Gerencia de Servicios Logísticos los iniciará mediante la publicación de sus bases en la página Web del Banco, incluyendo también los criterios y factores de adjudicación, con sus respectivos porcentajes y el puntaje total mínimo ponderado para calificar técnicamente. Asimismo, se publicarán las respuestas y aclaraciones a las consultas recibidas durante el respectivo proceso, y también los resultados de la cotización.

b) Autorización del gasto, en forma previa al compromiso con el proveedor, por parte de la instancia que corresponda.

c) Disponibilidad de recursos presupuestarios para cubrir el gasto, sean dentro del presupuesto aprobado para el Centro de Costos, o de una Agrupación de Centros de Costos a la cual aquel pertenezca y cuya utilización le sea debidamente autorizada para estos efectos por la instancia correspondiente.

Si no fuera posible cumplir con los requisitos mínimos indicados en la letra a) precedente, por alguna de las razones señaladas en la normativa, será necesario fundamentar por escrito en la Proposición de Gastos correspondiente los motivos que lo impiden. En este caso, la instancia que autoriza el gasto se elevará en un nivel respecto de la tabla de autorizaciones de gastos que se señala en el punto siguiente.

3.- Autorizaciones de Gastos

Las instancias facultadas para autorizar gastos corresponden al Consejo, Gerente General, Gerentes de División, Gerentes de Área y Jefes de  Departamento, dependiendo del monto del gasto involucrado, según se establece en la Tabla de Autorizaciones de Gastos, instancias que deberán ser consistentes y coherentes con la estructura de poderes del Banco. Estas facultades deberán ser aplicadas por las instancias correspondientes para autorizar gastos de su propio Centro de Costos, o de Centros de Costos de su dependencia.

TABLA DE AUTORIZACIONES DE GASTOS

MONTO (U.T.M)	INSTANCIA QUE AUTORIZA
Sobre 2.500 y adquisición de bienes raíces	Consejo
Hasta 2.500	Gerente General
Hasta 1.100	Gerentes de División
Hasta 400	Gerentes de Área
Hasta 200	Jefes Departamento

(*) Las autorizaciones de gastos superiores a las 2.500 U.T.M. que se encuentren contempladas en el Presupuesto de Gastos, Inversiones e Ingresos Varios de Administración y que deriven de la aplicación de un contrato colectivo suscrito con los trabajadores del Banco, corresponderán al Gerente General.

II.- LICITACIONES

1.- Concepto General

La licitación es un proceso mediante el cual se selecciona a uno o varios proveedores, de bienes o servicios, de acuerdo con las condiciones que se establecen en las correspondientes bases que rigen este proceso, tanto en sus aspectos técnicos como administrativos y en que se toma conocimiento simultáneo de las ofertas en un solo acto. Será obligatorio efectuar un proceso de licitación en los casos de gastos sobre 1.000 U.T.M. y en aquellas oportunidades que determine el Consejo o el Gerente General, considerando la naturaleza de la adquisición o contratación de servicios y los precios involucrados.

2.- Condiciones de realización de licitaciones

Las bases de una licitación, que constituyen el conjunto de estipulaciones que regularán este proceso, serán elaboradas por la Gerencia de Servicios Logísticos, siendo la Unidad requirente (Centro de Costos o Unidad de Coordinación Presupuestaria) la responsable de proveer las especificaciones técnicas del bien o servicio a licitar. Estas bases deberán contar con el visto bueno previo de la Fiscalía del Banco en sus aspectos legales. La responsabilidad por la realización del proceso de licitación recaerá en el Departamento de Adquisiciones, sin perjuicio de las acciones complementarias que deba desarrollar la Unidad requirente para posibilitar dicho proceso, en términos de entrega oportuna de antecedentes o evaluaciones de ofertas, según las características de cada licitación.

Los criterios específicos de evaluación de las propuestas (requisitos mínimos, factores a considerar y ponderación de estos, entre otros) serán elaborados a partir de una propuesta de la Unidad requirente,   debiendo ser aprobados, en forma previa a la publicación de las bases de la licitación, por el Gerente de Servicios Logísticos, quedando bajo su custodia. En las bases de licitación se deberán señalar los requisitos mínimos o básicos que deberán cumplir los oferentes, así como los criterios de adjudicación y los factores a evaluar, con sus respectivas ponderaciones, y el puntaje total mínimo ponderado para calificar técnicamente, todo lo cual será considerado en la evaluación que realizará el Banco para seleccionar al proveedor que se adjudicará la licitación. Entre los requisitos a cumplir por los oferentes, se deberá contemplar una declaración respecto de si tiene o no conflictos de interés, a partir de la cual, en los casos en que se presente ese tipo de conflicto, la Gerencia de Servicios Logísticos deberá evaluar si se considera o no elegible la respectiva oferta, requiriendo previamente la opinión de Fiscalía.

Cuando las circunstancias así lo ameriten, deberá considerarse una primera etapa de análisis y selección técnica de las propuestas, en la que se preseleccionará a los oferentes técnicamente elegibles, las que posteriormente serán además evaluadas en sus aspectos económicos para elegir al mejor proponente. Cuando se contemple una etapa de análisis y selección técnica, ello deberá quedar expresamente indicado en las bases de licitación.

Con el propósito de asegurar una adecuada difusión de los procesos de licitación que el Banco realiza y, de esta forma, otorgar mayor transparencia a estos procesos, las licitaciones (al igual que los procesos de cotización sobre 500 U.T.M.) son publicadas en la página Web del Banco (www.bcentral.cl), pudiendo participar en estos procesos toda persona o empresa que cumpla con las condiciones requeridas en las bases. Se exceptúan de  ser publicadas, aquellas licitaciones asociadas a temas de seguridad, estratégicos o en los cuales se incluya información de carácter confidencial.

Las ofertas técnicas y económicas serán recepcionadas en el Banco dentro del plazo estipulado en las bases y hasta la hora definida. La apertura de las ofertas técnicas y económicas se efectuará en general en dos instancias, en primer lugar las ofertas técnicas y, posteriormente, las ofertas económicas de aquellas empresas que hayan calificado técnicamente, acorde al calendario definido en las bases. Los sobres de las ofertas serán abiertos por una Comisión (integrada al menos, por el Gerente de la Unidad requirente o por quién(es) éste designe y por el Gerente de Servicios Logísticos o por quién(es) éste designe) y también por un abogado de la Fiscalía del Banco. De los antecedentes de cada apertura se deberá dejar constancia en las consiguientes Actas de Apertura, que deberán ser suscritas por todos los participantes.

La evaluación de las ofertas, tanto en sus aspectos técnicos como en los económicos, será realizada por representantes de la unidad requeriente y de la Gerencia de Servicios Logísticos, suscribiendo los Informes de Evaluación Técnica y de Evaluación Económica que se deberán emitir como resultado de cada etapa del proceso de evaluación de las ofertas recibidas. Este proceso de evaluación se deberá efectuar de conformidad con los criterios aprobados previamente para estos efectos.

Cuando por razones técnicas y/o económicas se considere que es conveniente declarar desierta una licitación, esto es, que no se la adjudique a ninguna de las propuestas presentadas, el Gerente de la Unidad requirente deberá remitir un informe justificando dicha proposición al respectivo Gerente de División, el cual adoptará la decisión de declarar desierta la licitación o, en su defecto, instruirá las acciones que estime pertinentes para una mejor evaluación.

 

III.- CONTRATOS

El Banco debe suscribir contratos específicos en los siguientes casos:

1.- Cuando el monto involucrado sea igual o superior a 300 UTM, para las contrataciones de servicios y para las adquisiciones de bienes que contemplen especificaciones complejas o propias al bien que adquiere el Banco, y siempre que se contemplen pagos anticipados, pagos parciales, garantías por cumplimiento de contrato o multas por atrasos. Tratándose de adquisiciones de bienes que deriven de una licitación, aunque la entrega de los bienes se efectúe en su totalidad en una oportunidad o en varias, no será necesaria la suscripción de un contrato, en la medida en que la Orden de Compra que se emita señale que las bases de la licitación se entienden formar parte de ésta.

2.- En los contratos en que se contemplen garantías por buen funcionamiento del producto, distintas a las establecidas en la Ley Nº 19.496 sobre Defensa de los Derechos del Consumidor.

3.- Siempre que la contraparte, vaya a tener acceso a información altamente sensible o reservada confidencial o estratégica, cuya difusión o conocimiento público, pueda ser perjudicial para el Banco o para el orden público económico.

4.- En los contratos de tracto sucesivo, cuya duración sea superior a 3 meses, en que el monto involucrado en un período anual sea igual o superior a 100 UTM.

5.- Las contrataciones que celebre el Banco en que se considere la utilización de logos, cuños, la imagen institucional u otros de la misma naturaleza.

6. Contratos por asesorías profesionales.

7.- Los convenios de participación, cooperación o de asistencia técnica que celebre el Banco en el cumplimiento de su objeto que importen asumir obligaciones de dar, hacer o no hacer.

8.- Aquéllos casos en que así lo determine el Gerente de Servicios Logísticos, atendida la especial naturaleza de la operación o negocio de que se trate.

9.- También deberá celebrarse por escrito, un contrato o convenio de confidencialidad, en los procesos de solicitudes de cotización o de licitación en que el Banco tenga que proporcionar a un tercero, información reservada, confidencial o estratégica, previa calificación fundada del Gerente de la Unidad que demanda el servicio y el Gerente de Servicios Logísticos.
Los contratos que deba suscribir el Banco, deriven o no de licitaciones, tendrán una vigencia máxima de tres años y deberán contener cláusulas que permitan ser reevaluados anualmente y resueltos o terminados en casos de insatisfacción por la calidad del servicio prestado o por variaciones en las condiciones económicas del mismo.

Sin embargo, tratándose de contratos de prestación de servicios que requieran de un amplio período inicial de aprendizaje o ajuste a las características y condiciones propias del Banco, o de una inversión significativa del proveedor o prestador del servicio a ser recuperada durante la vigencia del contrato, o conocer aspectos relativos a la seguridad del Banco que no hagan aconsejable una continua rotación de empresas, o mantención de infraestructura por parte de representantes oficiales o proveedores exclusivos, u otras razones que deberán ser calificadas por el Gerente General, podrán tener una vigencia máxima de cinco años e incluso ser indefinidos, debiendo en tal caso contener también cláusulas que permitan ser reevaluados anualmente y desahuciados en casos de insatisfacción por la calidad del servicio prestado o por variaciones en las condiciones económicas del mismo.

En aquellos casos en que en forma excepcional, al término del plazo de vigencia máxima de tres años, un contrato deba ser prorrogado por un período adicional, el Gerente del Área correspondiente deberá comunicar dicha prórroga al Gerente General, con al menos 30 días de antelación al término de la vigencia del contrato que se debe prorrogar, con las justificaciones del caso.
Todo contrato que afecte el patrimonio del Banco Central, o que éste deba firmar en su calidad de Agente Fiscal, previo a la suscripción por parte de los ejecutivos que deben intervenir, deberá contar con el visto bueno de la Fiscalía del Banco, respecto de los aspectos legales en ellos involucrados y salvaguardando que los intereses del Banco Central estén debidamente resguardados.

Los contratos que se deban suscribir por adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios, deberán ser solicitados a la Gerencia de Servicios Logísticos, la cual gestionará su elaboración, en interacción con la Unidad solicitante y requerirá el visto bueno de Fiscalía. El visto bueno señalado sólo se otorgará, respecto de los aspectos legales del contrato respectivo, siendo de responsabilidad de las instancias pertinentes las autorizaciones que correspondan y la consideración de cláusulas que contengan los aspectos financieros, técnicos u operativos que sean atingentes. En especial, deberán informarse los poderes de las contrapartes firmantes, en sus aspectos de facultades y vigencias.

Cualquier excepción al trámite señalado en el párrafo anterior, deberá ser calificada por el Gerente General, quien firmará el contrato correspondiente, el cual deberá, en todo caso, tener el análisis y visto bueno legal de la Fiscalía, debiendo cumplirse, además, con los requisitos establecidos en esta normativa para autorizar los gastos que deriven de estos contratos.
Los ejecutivos firmantes mantendrán la responsabilidad sobre las materias administrativas y comerciales involucradas en los mencionados contratos.

En el caso especial de contratos extendidos en formularios tipo, que sean adoptados como de aplicación general, se requerirá sólo la aprobación de Fiscalía para los documentos matrices utilizados masivamente.
Los ejecutivos que participen como firmantes de estos documentos deberán atenerse a lo dispuesto en el Sistema de Poderes.

IV.- GARANTÍAS

Las garantías contractuales que exigirá el Banco en relación a la adquisición de bienes y contratación de Servicios, son las siguientes:

1.- Garantías pre contractuales:

En todo proceso de licitación del Banco, deberá contemplarse la exigencia de garantía de seriedad de la oferta. No se aplicará esta exigencia en casos excepcionales calificados por resolución fundada del Gerente General. Los montos de estas garantías serán fijados por la Gerencia Usuaria, en conjunto con la Gerencia de Servicios Logísticos, entre un 3% y un 10% del valor estimado del gasto, en función de la relevancia del bien o servicio involucrado y de los efectos que potencialmente podrían representar para el Banco el desistimiento de la oferta presentada.

2.- Garantías de fiel cumplimiento del contrato:

En las contrataciones que celebre el Banco deberá contar con garantías de cumplimiento de contratos, en los siguientes casos:

a)     En los contratos de adquisición, provisión o suministro de bienes o servicios o que importen la ejecución de una obra material, o de prestación de servicios inmateriales, en los cuales el monto de la garantía que resulte al aplicar lo señalado en el último párrafo de este numeral sea superior a 30 UTM.

Quedan exceptuados de esta exigencia:

- Los contratos relacionados con prestación de servicios profesionales calificados, de índole legal o económico en que se requiera de la opinión, aporte intelectual, o gestión de un profesional externo.

- Las compras de bienes muebles que no requieran de especificaciones complejas o propias del bien que está comprando el Banco, y cuyo pago se efectúe en forma posterior a la recepción conforme del bien.

Podrá hacerse extensiva la excepción recién aludida, a otros servicios profesionales, distintos de los anteriores, o a contratos de ejecución de obra material o de prestación de servicios inmateriales, debidamente calificados por resolución fundada del Gerente General.

b)     Siempre que se contemple un pago anticipado, con la misma excepción referida en  el punto anterior, sin perjuicio de exigirse además, la garantía por pagos anticipados.

c)     En todos los demás casos en que así lo determine el Gerente de la Unidad Usuaria o el Gerente de Servicios Logísticos.
Los montos y plazos de estas garantías serán fijados por la Gerencia Usuaria, en conjunto con la Gerencia de Servicios Logísticos, al momento de establecerse los términos de las bases de licitación o de cotización que dará origen al contrato. Los montos deberán fijarse entre un 10% y un 35% del valor contratado, en función de la relevancia del bien o servicio involucrado y de los efectos que potencialmente podrían representar para el Banco el incumplimiento del contrato.

3.- Garantías por pagos anticipados

Siempre que el Banco efectúe un pago en forma anticipada a la recepción de un bien o servicio se deberá requerir previamente la entrega de una garantía, por un monto equivalente al valor anticipado y por el plazo previsto hasta que se materialice la entrega del bien o servicio a que se refiere el pago anticipado. No se aplicará esta exigencia a los pagos anticipados correspondientes a los contratos que se señalan en el segundo párrafo del numeral 1 del punto 2  sobre garantías de fiel cumplimiento del contrato y a otras situaciones de excepción que autorice el Gerente General mediante resolución fundada.

4.- Garantías post contractuales:

Las boletas de garantía, prenda sobre vales vista bancario, pólizas de seguro y demás garantías de fiel cumplimiento del contrato, deberán mantenerse vigentes con posterioridad a la conclusión del servicio o suministro, con el objeto de resguardar los intereses y derechos del Banco, por incumplimientos o cumplimiento imperfecto, detectados con posterioridad a la adquisición del bien o la prestación del servicio. El plazo por el cual deberán mantenerse vigentes estas garantías, así como su monto durante este período, será fijado por la Gerencia Usuaria, en conjunto con la Gerencia de Servicios Logísticos, al momento de establecer los términos de las bases de licitación o de cotización que dará origen al contrato.

5.- Garantías elegibles:

- Boleta bancaria de garantía, tomada a favor del Banco Central de Chile directamente por la contraparte, y pagadera a la vista.

- Carta de Crédito Stand By, emitida por un banco del exterior, calificado en la más alta categoría por una empresa calificadora internacional, la que deberá ser irrevocable, confirmada y pagadera en Chile a su sola presentación por el banco confirmante.

- Póliza de seguro de garantía emitida por una compañía de seguros establecida en Chile, con cláusula de ejecución inmediata, para evitar las contingencias de la liquidación del siniestro, cuya cobertura permita hacer efectiva la totalidad de la garantía al solo requerimiento del Banco.

- En casos excepcionales, debidamente calificados por resolución fundada del Gerente General, será admisible como garantía la fianza solidaria otorgada por un fiador cuya solvencia sea calificada previamente por el Banco y, en caso de cumplimiento del contrato, será también admisible como garantía, la cláusula penal a título de avaluación anticipada de perjuicios, cuidando que su monto no exceda del duplo del valor del contrato respectivo. En este último caso, deberá  pactarse que la cláusula penal podrá exigirse, sin perjuicio de la facultad del Banco de solicitar el cumplimiento forzado de la obligación o la indemnización compensatoria correspondiente.